Regulamin

REGULAMIN UDZIAŁU W KONFERENCJI SZKOLENIOWEJ FUNDACJI SYNAPSIS  "Autyzm bez lęku - Strategie redukowania stresu i lęku w życiu osób z ASD"

 

I POSTANOWIENIA OGÓLNE

Organizatorem konferencji szkoleniowej pt. "Autyzm bez lęku- Strategie redukowania stresu i lęku w życiu osób z ASD", zwanej dalej konferencją, która odbędzie się w dniach 17-18 listopada 2018 r. jest Fundacja SYNAPSIS z siedzibą w Warszawie przy ul. Ondraszka 3

Każdy uczestnik ma obowiązek zapoznania się z niniejszym Regulaminem, zaakceptowania go i przestrzegania jego reguł. Regulamin obowiązuje od dnia 13czerwca 2018 r. do 31.12.2018 r .

Wszelkich informacji, dotyczących organizacji konferencji, a w tym miejsca, programu, posiłków należy szukać na stronie: www.konferencja.synapsis.org.pl

 

II REJESTRACJA

 

1. Warunkiem udziału w konferencji jest wypełnienie i odesłanie formularza zgłoszeniowego on-line najpóźniej do dnia 13.11.2018 r. oraz dokonanie do tego dnia wpłaty należności na rachunek Organizatora. 

2. Po dokonaniu rejestracji on-line powinien pojawić się komunikat: „Dziękujemy za zainteresowanie konferencją szkoleniową Fundacji SYNAPSIS i przesłanie swojego zgłoszenia. Na Pani/ Pana skrzynkę mailową została wysłany link aktywacyjny oraz informacja dotycząca udziału w konferencji. Prosimy o sprawdzenie zgodności wszystkich danych.”
3. Potwierdzenie rejestracji powinno dotrzeć w ciągu 24h na adres e-mail podany przez uczestnika w trakcie logowania. Brak potwierdzeń może oznaczać, że rejestracja z powodu problemów technicznych nie została dokonana. OBOWIĄZEK WERYFIKACJI TEGO FAKTU SPOCZYWA NA OSOBIE ZGŁOSZONEJ JAKO UCZESTNIK KONFERENCJI . Ewentualne pytania w tej sprawie prosimy kierować na adres e-mai: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
4. Istnieje możliwość jednorazowej zmiany danych w systemie rejestracji on -line . Po zgłoszeniu takiej konieczności na adres : Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. uczestnik dostaje link aktywacyjny i może samodzielnie nanieść zmiany danych.
5. Rezygnacja z udziału w konferencji jest możliwa pod warunkiem, że uczestnik dokona jej w formie pisemnej bądź e-mailowej. W każdym wypadku uczestnikowi przysługuje zwrot wpłaconej kwoty po potrąceniu faktycznie poniesionych przez Organizatora kosztów. Informujemy, że ukształtowane historycznie koszty potrąceń kształtują się następująco: do 31 dni przed dniem konferencji – 20 %, od 30 do 15 dni przed dniem konferencji – 50 %, od 14 do 2 dni przed dniem konferencji – 80, % na 1 dzień przed dniem konferencji lub później – 90 %
6. W przypadku odwołania konferencji z winy organizatora, uczestnikom zostanie zwrócona pełna wpłacona kwota.
7. O uczestnictwie w konferencji decyduje kolejność dokonania całkowitej wpłaty należności na rachunek Organizatora (a nie kolejność zgłoszeń).

 

III PŁATNOŚĆ

 

1. Drugim warunkiem udziału w konferencji jest dokonanie opłaty konferencyjnej w ciągu 7 dni od daty wysłania formularza na numer rachunku bankowego Organizatora:
BNP PARIBAS BANK POLSKA SA 46 1600 1169 0003 0132 3566 4001
Adres do przelewów: Fundacja SYNAPSIS, ul. Ondraszka 3, 02-085 Warszawa
z dopiskiem w tytule przelewu: OPŁATA SZKOLENIOWA "Autyzm bez lęku- oraz podaniem imienia i nazwiska uczestnika.
2. Niedokonanie wpłaty w ciągu 7 dni od daty wysłania formularza skutkuje automatycznym anulowaniem zgłoszenia.
3. W przypadku niedokonania wpłaty w terminie 7 dni przed dokonaniem ponownej rejestracji należy najpierw skontaktować się z organizatorem (adres e-mai: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.).
4. Koszt udziału obejmuje uczestnictwo w konferencji, materiały konferencyjne oraz catering podczas konferencji.
5. Opłata konferencyjna nie obejmuje ubezpieczenia oraz noclegów.
6. Organizator przewiduje zniżkę w opłacie za udział w konferencji dla osób z autyzmem lub Zespołem Aspergera, ich rodziców/ opiekunów prawnych oraz studentów studiów dziennych. Osoby uprawnione do zniżek rejestrując się na konferencję i wybierając opcję opłaty zniżkowej, jednocześnie oświadczają, że posiadają do tego stosowne uprawnienia. Organizator, w uzasadnionych przypadkach, może dokonać weryfikacji uprawnień do zniżek poprzez zażądanie okazania wymaganych dokumentów.

7. Koszt udziału w konferencji za jedną osobę wynosi:
a. 390 zł opłata pełna i 310 zł opłata zniżkowa – w przypadku dokonania
wpłaty do dnia 15 lipca 2018 r.
b. 420 zł opłata pełna i 340 zł opłata zniżkowa – w przypadku dokonania
wpłaty od dnia 16 lipca 2018 r. do dnia 30 sierpnia 2018 r.
c. 450 zł opłata pełna i 370 zł opłata zniżkowa - w przypadku dokonania wpłaty od dnia 01 września 2018 r. do dnia 12 listopada 2018 r.
Decyduje data dokonania przelewu.
8. Istnieje możliwość dokonywania opłat w dwóch równych ratach. Jeśli termin drugiej raty przypada na okres, w którym obowiązuje wyższa opłata to wówczas uczestnik zobowiązany jest wnieść drugą ratę w wysokości odpowiadającej połowie wyższej opłaty .
9. Uczestnik wyraża zgodę na to, by Organizator wystawił fakturę w formie elektronicznej i przesłał ją na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail. Organizator wystawia fakturę VAT w formie papierowej tylko na życzenie uczestnika wyrażone mailowo na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
10. Faktury wystawiane są na podstawie danych określonych przez uczestnika w formularzu zgłoszeniowym.
11. W przypadku zgłoszenia większej liczby uczestników i zróżnicowanego zamówienia na posiłki konieczna jest korespondencja e-mailowa z Organizatorem w celu przekazania nazwisk delegowanych uczestników oraz szczegółów zamówienia.
12. W przypadku zgłoszenia więcej niż jednego uczestnika z jednej instytucji /firmy istnieje możliwość wystawienia jednej faktury łącznie. Możliwe jest także rozbicie opłat konferencyjnych jednego uczestnika na dwie instytucje/firmy. Zawsze wymaga to jednak korespondencji e-mailowej z Organizatorem konferencji z podaniem pełnych danych instytucji/ firm (nazwa, adres, NIP).

 

IV OBECNOŚĆ PODCZAS KONFERENCJI

 

1. Każdy uczestnik ma obowiązek zgłosić się do działającego w dniach 17-18 listopada 2018 r. PUNKTU REJESTRACJI w miejscu konferencji, tj. w Auli Centrum Dydaktycznego Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego w Warszawie przy ul. Księcia Trojdena 2A . Bez zarejestrowania się uczestnika, jego udział w konferencji jest niemożliwy.
2. Przy stoiskach rejestracyjnych konferencji każdy z uczestników otrzyma pakiet materiałów konferencyjnych, identyfikator oraz słuchawki do tłumaczeń symultanicznych
3. Posiadanie WŁASNEGO identyfikatora jest niezbędne do uczestnictwa w konferencji. Żaden uczestnik nie ma prawa przekazywania własnego identyfikatora osobom postronnym.

 

V OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

 

1. Każdy uczestnik konferencji wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych przez Administratora czyli Fundację SYNAPSIS w Warszawie (Fundacja), przy ul. Ondraszka 3 w celu realizacji uczestnictwa w Konferencji "Autyzm bez lęku-Strategie redukowania stresu i lęku w życiu osób z ASD".
2. Warunkiem zakwalifikowania do udziału w konferencji jest wyrażenie zgody w punktach 1,2 i 3 w sekcji Oświadczenia w Formularzu Zgłoszeniowym. Pozostałe zgody nie warunkują udziału w konferencji.
3. Każdy uczestnik w trakcie rejestracji na konferencję wraz z formularzem zgłoszeniowym składa Oświadczenia dotyczące wyrażenia zgody/braku zgody na przetwarzanie jego danych osobowych poprzez kliknięcie w odpowiednio oznaczone pola dokumentu p.n. „Zgoda na przetwarzanie danych osobowych przez Fundację SYNAPSIS„ Dokument ten zawiera informacje wymagane przepisami Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) tzw. RODO.

 

VI ZASADY KORZYSTANIA ZE SPRZĘTU

 

1. Podczas rejestracji na konferencję każdy z uczestników ma prawo do pobrania odbiornika/słuchawki do tłumaczeń symultanicznych (sprzęt), który zobowiązuje się zwrócić bezpośrednio po zakończeniu konferencji w stanie nieuszkodzonym. Uczestnik pobierając w/w sprzęt podpisuje stosowne oświadczenie.
2. Uczestnik od momentu pobrania sprzętu ponosi odpowiedzialność za jego uszkodzenie bądź zagubienie i zobowiązuje się do pokrycia kosztów naprawy (w przypadku uszkodzenia) bądź do zwrotu równowartość za sprzętu (w przypadku zagubienia bądź w braku możliwości naprawienia sprzętu).
2. W przypadku niezwrócenia sprzętu bezpośrednio po konferencji oraz w terminie 14 dni po jej zakończeniu Uczestnik zobowiązuje się do zapłaty kwoty 890 zł za odbiornik oraz 60 zł za słuchawki ( wartość kompletu 950 zł) na rachunek wskazany w wezwaniu do uiszczenia należności, bezzwłocznie po otrzymaniu wezwania.

 

VII INNE SPRAWY

 

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zagubione bądź pozostawione podczas konferencji.
2. Uczestnicy udzielają Fundacji SYNAPSIS nieodwołalnego i nieodpłatnego prawa do wielokrotnego wykorzystywania zdjęć i filmów z ich wizerunkiem, wykonanych podczas Konferencji, bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania. Zgoda obejmuje wykorzystanie, utrwalanie, obróbkę , powielanie i rozpowszechnianie wykonanych zdjęć, za pośrednictwem dowolnego medium wyłącznie w celu zgodnym z prowadzoną przez Fundację SYNAPSIS działalnością.
Zabronione jest filmowanie, nagrywanie i fotografowanie przebiegu konferencji przez uczestników bez zgody Organizatora
Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania konferencji lub wprowadzenia drobnych zmian w jej programie.
Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
Zaświadczenia potwierdzające udział uczestnika w konferencji będą wysyłane drogą elektroniczna na adres wskazany przez uczestnika w formularzu zgłoszeniowym i zawierać będą dane jakie zawarł uczestnik w formularzu - do samodzielnego wydruku- po zakończeniu konferencji.
Zarejestrowanie się w charakterze uczestnika konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem powyższego Regulaminu.
W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt z Organizatorem: Fundacja SYNAPSIS ul. Ondraszka 3 02-085 Warszawa adres e-mai: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.)

Fundacja SYNAPSIS, ul. Ondraszka 3, 02-085 Warszawa, tel./fax: (+48 22) 825 87 42, e-mail: fundacja@synapsis.org.pl
KRS 0000045919, NIP 526-030-25-22, BNP Paribas Bank Polska SA 46 1600 1169 0003 0132 3566 4001